毎日の作業を自動で回す型｜自動化していい仕事・してはいけない仕事

業務を自動化する前に、回数と手順の固定度で候補を選び、危ない仕事を外して最初の1本を安全に動かす具体的なやり方が分かります。

自動化で最初に決めるのは、道具ではありません。「何を任せるか」の選び方です。選び方は1行で言えます——回数が多く、手順が毎回ほぼ同じ仕事から。そして、判断が要る仕事と、失敗が高くつく仕事は先に外す。この記事は、その選び方だけを丁寧にやります。

この記事で分かることは3つ。自動化する仕事の見分け方、任せてはいけない仕事、最初の1本を安全に動かす手順です。

「回数×手順の固定度」で候補を選ぶ

まず、普段の作業を思いつくまま書き出します。その横に「どのくらい繰り返すか」と「毎回同じ手順でできるか」を書きます。

たとえば、決まったフォルダのファイル名をそろえる作業は、何度も行い、手順も固定しやすい仕事です。反対に、年に一度しかない資料作りは、手間がかかっても最初の候補には向きません。仕組みを作る時間を取り戻しにくいからです。

候補が複数あるなら、回数が多く、手順を「最初にこれ、次にこれ」と説明できるものを上に置きます。説明の途中で「その時による」が何度も出る仕事は、まだ自動化しません。

次に、候補から二つの仕事を外します。一つ目は、人の判断が結果を大きく変える仕事です。お客さまへの特別な返信や、内容を見て採用を決める作業が当てはまります。下書き作りまでは任せても、送信や決定は人が行います。

二つ目は、失敗した時に高くつく仕事です。大切なデータの削除、支払い、本番公開などです。正しく動く回数が多くても、一度の誤りで戻せないなら、自動実行には向きません。

「便利そう」より先に、「間違えたら元に戻せるか」を聞く。この順番だけで、危ない自動化をかなり避けられます。

最初は、数分で終わる単純な作業を一つ選びます。おすすめは、入力を読む、決まった形へ直す、別の場所へ結果を出す、という流れです。元のデータは消さず、結果は確認用の場所へ出します。

自分の場合は、受け取った文章を日付ごとの名前で保存する作業から始めました。最初は日付の区切り方が違い、同じ日に別の名前ができました。そこで、保存前に予定のファイル名を表示し、人が確認してから実行する形へ直しました。

いきなり毎日自動で動かさず、まず手で起動します。何件か試し、失敗時に止まること、元のデータが残ること、結果を見分けられることを確かめます。その後にだけ、決まった時刻で動かします。

自動化は、動いたことより「おかしい時に気づけること」が大切です。終わった件数、失敗した件数、止まった場所を短く残します。難しい記録でなくても、「完了」「確認が必要」の二つが分かれば十分です。

手順を変えた日は、すぐ自動で回さず、もう一度手で試します。仕事の手順が変わったのに、古い仕組みだけが動き続ける場面が一番詰まりやすいからです。